自動音声応答サービスで効率化を図ろう

会社に頻繁に電話がかかってくる方必見です。

電話応対の時間はトータルでどれぐらいかかっていると思いますか？一通話は大したことない時間でも、トータルで見るとかなりの時間になるのではないでしょうか。

それぐらい時間がかかる電話応対。

かかってくるタイミングも間が悪いなと思ったことありませんか？ちょうど忙しい時間だったり、担当者不在の時など。

相手は悪くないのですがつい苛立ってしまうこともあります。

これではいけないと思い自動音声応答サービスが導入されました。

良かった点は多々あります。

初めに電話を受けてくれていた事務員さんの負担が減りました。

日によっては連続で電話応対に追われ、就業時間内に業務を終わらせられないこともあったそうです。

それが電話応対というイレギュラーな仕事が減ったため解消されたと言っていました。

次に電話が鳴った時に自動で応答の時間があるため、担当者も心の準備ができると言っています。

突然の電話で質問をされても、資料の準備もままならないままで、新人さんほど慌ててしまいがちです。

この少しの時間ができたことで資料の準備ができたり、適切なファイルを開いたりの時間が取れるそうです。

よくある新人さんの電話嫌いがこれで解消されたらなと考えています。

最後にお客さん目線でも利点はあったのではないでしょうか。

担当者がなかなか捕まらない時、必要以上に待たせたり、何度も取り次いだり迷惑をかけていました。

今では適切な部署に電話を回せるのでお客様の負担は減りました。